UNIVERSITAS GADJAH MADA

UNIT LAYANAN TERPADU

Layanan Arsip Statis Langsung

Layanan akses arsip dapat diakses oleh sivitas UGM dan masyarakat umum.

Keterangan:

  1. Pengguna mendatangi Bidang Arsip UGM;
  2. Petugas sekretariat menerima dan memberikan petunjuk layanan;
  3. Pengguna menyimpan tas dan barang pribadi lainnya di loker;
  4. Pengguna menunjukkan kartu identitas diri dan/atau surat permohonan akses arsip;
  5. Petugas ruang baca menjelaskan tata tertib dan tata cara akses arsip kepada pengguna;
  6. Pengguna melakukan pencarian arsip melalui SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis) atau sarana bantu penemuan kembali arsip statis serta mengisi formulir akses arsip dengan bantuan petugas ruang baca;
  7. Pengguna mengisi dan menyerahkan formulir layanan akses arsip kepada petugas ruang baca;
  8. Petugas ruang baca memeriksa formulir layanan akses dan menyerahkannya kepada petugas depot;
  9. Petugas depot mengambil dan menyerahkan arsip statis sesuai permohonan kepada petugas ruang baca;
  10. Petugas ruang baca menyerahkan arsip kepada pengguna;
  11. Pengguna mengembalikan arsip dan menyampaikan kebutuhan penggandaan kepada petugas ruang baca;
  12. Petugas ruang baca menyerahkan arsip yang akan digandakan kepada petugas penggandaan;
  13. Petugas penggandaan menerima, menggandakan, dan menyerahkan arsip beserta hasil penggandaan kepada petugas ruang baca;
  14. Petugas ruang baca menyerahkan arsip dan hasil penggandaan kepada petugas sekretariat;
  15. Petugas sekretariat membuat kuitansi, menerima pembayaran, serta menyerahkan hasil penggandaan dan kuitansi kepada pengguna;
  16. Pengguna menerima hasil penggandaan arsip dan mengisi kuesioner survei kepuasan layanan;
  17. Petugas ruang baca mengecek kelengkapan arsip dan menyerahkannya kepada petugas depot;
  18. Apabila arsip belum lengkap, petugas penggandaan melakukan pencarian kelengkapan arsip;
  19. Petugas penggandaan menyerahkan kelengkapan arsip kepada petugas ruang baca;
  20. Petugas ruang baca menyerahkan arsip kepada petugas depot; dan
  21. Petugas depot mengembalikan arsip ke depot.

Aduan, saran, dan masukan dapat disampaikan kepada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada, Gedung L7 Lt. 2, Bulaksumur, Depok, Sleman, D.I. Yogyakarta 55281.

Atau melalui:

Layanan Lainnya