UNIVERSITAS GADJAH MADA

UNIT LAYANAN TERPADU

Permohonan Kunjungan Sekolah
Persyaratan Pelayanan
  1. Pemohon merupakan Perwakilan Sekolah Menengah Atas sederajat atau Instansi Resmi.
  2. Pemohon diwajibkan mengisi form online secara lengkap.
  3. Pemohon wajib mengunggah Surat Permohonan dalam format PDF yang ditandatangani oleh Kepala Sekolah atau Pimpinan Instansi tersebut dengan dilengkapi data:
    • jumlah Siswa dan Guru pendamping;
    • kontak guru penanggung jawab kunjungan yang ikut dalam rombongan.
  4. Surat ditujukan kepada:
    • Rektor Universitas Gadjah Mada
    • c.q. Sekretaris Universitas UGM
  5. Semua siswa harus berseragam dan pendamping harus berpakaian rapi dan sopan saat kunjungan.
  6. Semua siswa dan pendamping wajib menjaga ketertiban dan kebersihan area yang dikunjungi.
  7. Jumlah maksimal peserta dalam sekali permohonan adalah 300 (tiga ratus) orang siswa dan pendamping. Apabila jumlah peserta lebih dari itu, maka Pemohon dipersilakan membuat Permohonan Baru jika kuota masih tersedia pada hari tersebut.
  8. Pemohon hanya diperkenankan memilih maksimal 2 klaster, dengan masing-masing klaster maksimal peserta adalah 150 (seratus lima puluh) orang.
  9. Sekolah atau instansi dengan jumlah ≤100 orang peserta, hanya dapat memilih satu klaster pada satu hari kunjungan.
Prosedur Pendaftaran
  1. Pendaftaran kunjungan SMA sederajat dilakukan minimal 1 bulan sebelum rencana kunjungan;
  2. Pelaksanaan kunjungan dibatasi dua kali dalam sepekan setiap hari Senin dan Rabu, dengan waktu kunjungan pukul 09.00–12.00 WIB;
  3. Pendaftaran login dapat menggunakan akun instansi maupun Google pribadi milik panitia kegiatan kunjungan;
  4. Pemohon mengisikan data diri Sekolah yang tersedia;
  5. Pemohon mengisikan tanggal dan jumlah peserta serta klaster;
  6. Mengunggah Surat Permohonan Kunjungan Sekolah ke UGM;
  7. Menekan tombol simpan pada menu yang telah disetujui Pemohon;
  8. Menunggu proses persetujuan klaster yang dituju;
  9. Mendapatkan notifikasi persetujuan kunjungan klaster, apabila disetujui melanjutkan proses berikutnya, apabila ditolak dipersilahkan mengajukan kembali klaster yang berbeda atau waktu yang berbeda.
  10. Melakukan pembayaran sesuai dengan informasi tagihan yang telah diterbitkan;
Jangka Waktu :
  1. Pendaftaran hingga proses persetujuan membutuhkan waktu selama empat hari kerja.
  2. Proses pembayaran hanya berlaku selama tiga hari kalender. Apabila dalam jangka waktu tersebut pemohon tidak dapat membayar melalui VA yang telah dikirimkan, maka akan otomatis pendaftaran hangus dan harus mengulang kembali pendaftaran dari awal.
Biaya Administrasi Kunjungan Sekolah ke UGM

Memenuhi biaya administrasi dengan besaran sebagai berikut:

  • ≤ 50 Peserta: Rp 2.250.000,00
  • > 50 Peserta: tambahan @ Rp 47.500,00 per peserta dengan jumlah maksimal 300 peserta per permohonan
  • Paket Makan Siang: Rp 35.000,00 per orang (minimal sejumlah yang berkunjung dan dapat ditambahkan sesuai kebutuhan rombongan) (optional)
  • Semua biaya dikenakan PPN 11%.

Simulasi 1

Sekolah A melakukan kunjungan sekolah ke UGM sejumlah 200 orang tanpa memesan Paket Makan Siang.

  • Biaya administrasi 50 peserta = Rp 2.250.000,00
  • Biaya administrasi 150 peserta x @ Rp 47.500,00 = Rp 7.125.000,00
  • Pajak 11% = Rp 1.158.708,00
  • Total = Rp 10.533.708,00

Simulasi 2

Sekolah A melakukan kunjungan sekolah ke UGM sejumlah 200 orang dan memesan Paket Makan Siang.

  • Biaya administrasi 50 peserta = Rp 2.250.000,00
  • Biaya administrasi 150 peserta x @ Rp 47.500,00 = Rp 7.125.000,00
  • Paket Makan Siang 200 x @ Rp 35.000,00 = Rp 7.000.000,00
  • Pajak 11% = Rp 2.023.876,00
  • Total = Rp 18.398.876,00

Pembayaran dilakukan melalui Virtual Account yang akan tertera pada Informasi Tagihan. Informasi Tagihan akan diterbitkan setelah form pendaftaran diisi dengan lengkap.

PEMBATALAN
  1. Pembatalan dapat dilakukan oleh Pihak Pemohon maksimal ≤ 10 hari sebelum hari H pelaksanaan, dan uang yang telah dibayarkan akan dikembalikan sebesar 100%.
  2. Pembatalan yang dilakukan oleh Pihak Pemohon 9 sampai dengan ≤ 5 hari sebelum hari H pelaksanaan, maka uang yang telah dibayarkan akan dikembalikan sebesar 75%.
  3. Pembatalan yang dilakukan oleh Pihak Pemohon 4 sampai dengan ≤ 3 hari sebelum hari H pelaksanaan, maka uang yang telah dibayarkan akan dikembalikan sebesar 50%.
  4. Pembatalan yang dilakukan oleh Pihak Pemohon ≤ 2 hari sebelum hari H pelaksanaan, maka tidak akan mendapatkan pengembalian uang yang telah dibayarkan.
  5. Permohonan Pengembalian Dana harus menyertakan Surat Pembatalan Kunjungan Sekolah ke UGM yang ditandatangani langsung oleh Kepala Sekolah disertai dengan informasi Rekening Tujuan Pengembalian Dana.
Produk Layanan
  1. Campus Tour ke Klaster yang dituju.
  2. Pengenalan UGM.
  3. Materi Ragam Seleksi dan Program Studi di UGM.
  4. Pengenalan Fakultas secara mendalam.
  5. Mendapatkan Souvenir dan Snack.

  • PENGADUAN, SARAN DAN MASUKAN

    1. Pengaduan, saran, dan masukan dapat disampaikan secara tertulis melalui surat yang ditujukan kepada: Sekretaris Universitas Gedung Pusat UGM, Lantai 1 Sayap Selatan, Bulaksumur, Yogyakarta 55281

    2. Menyampaikan pengaduan, saran, dan masukan langsung via:  

    • Telepon:    +62 274 588 688  

    Kontak WA Hotline Protokol UGM: +62851-7339-7170

    Surel:    protokol@ugm.ac.id    

    Laman:    aspirasi.ugm.ac.id

    Buat Permohonan
    Layanan Lainnya